Mengurus Visa Schengen di Jepang

Standar

Pertengahan Mei 2018 yang lalu, saya, istri, dan Harun (anak saya usia 1 tahun 10 bulan) berkesempatan mengunjungi Eropa selama kurang lebih seminggu. Banyak kisah yang kami rasa layak untuk diceritakan, yang semoga, bisa membantu banyak orang ketika melakukan perjalanan serupa. Kali ini kisah yang saya bagi adalah tentang pengurusan Visa Schengen (VS) di Jepang. Mengapa di Jepang? Karena kebetulan kami saat ini tinggal di Jepang, maka pengurusan berdasarkan dimana kita tinggal saat mengurus VS tersebut. Saya rasa prosedur pengurusan VS akan sama di negara mana saja kita tinggal, selama kita memegang passpor Indonesia. *berharap suatu saat Indonesia mendapatkan free VS. Mohon aamiin kan, terlebih saat ini sedang Ramadhan :).

IMG_4576.JPG

Dalam perjelanan dari Frankfurt menuju Brussel

Di perwakilan negara mana kita harus meng-apply VS?

Setelah melakukan penelusuran lebih jauh, sebenarnya kita bisa mengajukan permohonan VS ini di negara mana saja di Eropa yang tergabung dalam VS. Syaratnya adalah negara tersebut menjadi negara yang akan kita tuju berdasarkan itinerary yang kita buat. Biasanya para traveler sudah punya list negara-negara mana saja yang tergabung di VS yang tidak terlalu ketat dalam mengeluarkan VS :). Namun, ada juga yang menyarankan sebaiknya VS diajukan di negara utama yang akan kita kunjungi. Nah, karena tujuan utama saya melakukan kunjungan ke Eropa adalah mengikuti sebuah conference di Jerman, maka saya mengajukannya ke Kedubes Jerman yang ada di Tokyo. Dan juga karena aturan dari kampus selaku sponsor saya mengharuskan semua dokumen diurus di Kedubes Jerman.

Berikut ini adalah area Schengen (SA) yang meng-cover 26 negara yang tidak memerlukan pengecekan di perbatasan, yaitu  Austria, Belgia, Republik Ceko, Denmark, Estonia, Finlandia, Prancis, Jerman, Yunani, Hongoria, Islandia, Italia, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg, Malta, Belanda, Norwegia, Polandia, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spanyol, Swedia dan Switzerland.

Perlu diingat bahwa kota tempat tinggal kita juga menentukan kemana kita mengajukan VS di perwakilan Jerman di Jepang, apakah di Kedubes di Tokyo atau di Konjen di Osaka. Selain itu, masing-masing perwakilan negara SA bisa jadi menerapkan kebijakan pengajuan VS berbeda, terutama mengenai appointment. Beberapa teman saya ada melakukan appointment melalui e-mail. Untuk Jerman, appointment dilakukan melalui online. Sebagai catatan, appointment online ini harus diajukan per orang. Nah, sebagai contoh kami mengajukan bertiga, maka appointment yang diajukan juga harus di tiga appointment yang berbeda.

Berikut saya sertakan link tentang appointment di perwakilan Jerman di Jepang, untuk Kedubes Jerman di Tokyo di sini dan di Konjen Osaka-Kobe di sini. Mohon dikabari jika linknya sudah expired. Saya akan bantu carikan informasinya jika diperlukan.

Lalu dokumen apa saja yang diperlukan?

Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mengurus VS akan berbeda-beda untuk masing-masing orang. Tergantung tujuannya apa. Dokumen yang saya ajukan berbeda dengan dokumen yang diajukan oleh istri dan Harun, tersebab mereka tujuannya berwisata. Namun secara umum, masing-masing negara VS memiliki dokumen mutlak yang wajib dipenuhi oleh kita, yaitu:

1. Formulir aplikasi pengajuan VS. Masing-masing negara memiliki perbedaan tentang penyediaan formulir ini, ada yang menyediakan format .pdf  atau .docx yang bisa kita download di laman resmi website perwakilan negara VS, lalu bisa kita isi manual atau isi via PC. Tapi ada juga yang menyediakan formulir secara online yang bisa kita ubah menjadi .pdf ketika telah selesai diisi. Formulir aplikasi Jerman adalah yang kedua, yaitu online. Kamu bisa mengakses link ini untuk menuju formulir aplikasi pengajuan VS online. Jangan ragu jika ada pertanyaan yang bisa saya bantu terkait pengisian formulir ini.

2. Pas foto ukuran 35 mm x 45 mm 1 lembar. Ingat ukuran tersebut dan cek lagi tentang persentase wajah di dalam pas foto tersebut harus 70-80%. Kedubes Jerman di Tokyo sangat ketat terkait aturan pas foto ini. Orang yang mengajukan VS di counter sebelah saya harus mengirimkan fotonya kembali ke Kedubes, karena fotonya tidak sesuai dengan syarat yang mereka ajukan. Silakan klik link ketentuan foto Kedubes Jerman untuk VS berikut agar tidak harus bolak-balik mencetak pas foto. Sebagai informasi, kami harus rela bersabar dalam setiap kesempatan ketika mengambil foto Harun. Ada agaknya ratusan foto dari ponsel dan kamera DSLR untuk bisa menemukan satu foto yang layak untuk bisa diajukan, itupun diambil beberapa saat setelah bangun pagi.

3. Passpor yang valid dan 1 lembar fotokopi. Mengenai passpor ini sebenarnya tidak ada permasalahan jika passpor kita diterbitkan dalam masa 10 tahun ketika kita mengajukan VS. Namun beberapa perwakilan VS menerapkan masa berlaku passpor setidaknya harus tersisa minimal 6 bulan. Ini setidaknya lebih kepada kenyamanan kita selama melakukan perjalanan agar lebih aman terkait dokumen perjalanan. Makanya kebanyakan maskapai penerbangan menyaratkan tentang masa berlaku passpor ketika akan memesan tiket pesawat.

4.  KTP Jepang (Residence card) dan 1 lembar fotokopi. Dalam dokumen KTP Jepang ini menunjukkan tentang masa tinggal di Jepang. Setidaknya kita harus punya 3 bulan atau lebih masa tinggal di Jepang setelah kembali dari SA.

5. Buku tabungan dan 1 rangkap fotokopi dalam masa 6 bulan transaksi terakhir. Ini biasanya yang menjadi pertanyaan besar bagi mereka yang ingin berangkat ke Eropa. Emang tabungan kamu berapa pas ngajuin? Untuk kasus saya, saya tidak membutuhkan dokumen ini, tersebab saya membawa surat sakti dari kampus tempat saya bersekolah, yang berisi tentang jaminan bahwa semua biaya keberangkatan saya serta segala biaya selama mengikuti conference ini ditanggung oleh kampus. Nah untuk istri dan Harun baru dokumen ini dibutuhkan. Awal saat rencana mengajak istri dan Harun sebenarnya agak ragu terkait dokumen ini, takut-takut tak memenuhi kriteria mereka. Tapi alhamdulillah pada Maret yang lalu ada beberapa teman yang akan pulang for good ke Indonesia setelah menempuh studi di sini, menitipkan uangnya ke saya untuk ditransferkan ke Indonesia, totalnya mencapai 100 juta rupiah. Alhamdulillah, angka itu mampu meyakinkan petugas counter hingga VS istri dan Harun tak menemukan masalah tentang dokumen ini.

Petugas counter tak mengecek rincian, yang dicek hanya saldo terakhir. Mungkin ada beberapa kasus dimana petugas counter mengecek rincian saldo, bisa jadi ketika ada saldo mendadak masuk akan ditanyakan, makanya sebaiknya dipastikan bahwa uang kita ada di rekening, at least di enam bulan terakhir sebelum mengajukan VS.

6. Asuransi kecelakaan dan asuransi perjalanan keluar negeri. Di Jepang, dokumen ini menjadi satu kesatuan. Biayanya juga bervariasi. Yang paling penting adalah asuransi itu men-cover setidaknya 30,000 euro dan berlaku di seluruh wilayah VS. Untuk kasus kami, kami menggunakan asuransi au, harganya lumayan terjangkau untuk bertiga, sekitar 6000 yen (total bertiga) untuk plan 8 hari. Keterangan lebih lanjut tentang aturan asuransi untuk pengajuan VS bisa klik di sini.

7. Dokumen pekerjaan. Dokumen ini bisa berasal dari atasan yang menyatakan bahwa kita adalah karyawan di perusahaan tersebut. Atau untuk kasus saya adalah dokumen dari kampus berupa surat keterangan mahasiswa. Untuk istri dan Harun, dokumen ini juga dibutuhkan.

8. Reservasi tiket dan hotel. Ini adalah hal yang sangat penting ketika mengurus VS. Alhamdulillah saya memiliki travel agent di Indonesia, sehingga saya bisa melakukan pemesanan tanpa perlu menerbitkan tiket/voucher hotel terlebih dahulu. Ini penting, karena tidak selamanya VS itu diterima, jadi kalau tiket/voucher hotel sudah diterbitkan maka sangat disayangkan. Untuk hal ini, bagi sesiapa saja yang kira-kira memerlukan bookingan tiket silakan kontak saya, saya usahakan membantu sebisa saya.

Sebagai informasi jika sekeluarga, sebaiknya nama-nama sekeluarga dalam satu kode booking.

9. Itinerary selama di SA. Rute perjalanan kita juga penting diikutsertakan dalam pengajuan VS. Buatlah rute perjalanan dengan rapi per hari. Jika ada yang berminat dengan format itinerary yang saya ajukan, silakan kontak saya. Akan saya kirimkan nanti via email.

10. Dokumen tambahan. Dokumen tambahan ini tergantung dari petugas counter yang kita tanyakan. Dokumen tambahan hanya untuk istri dan Harun, yaitu surat nikah dan KK Jepang (juminhyo).

Kebetulan untuk kasus saya dan keluarga, kami mengurus visanya dalam waktu yang berbeda, karena pada saat saya mengajukan VS, passpor dan visa Jepang istri akan segera habis masa berlakunya, sehingga istri dan Harun diurus belakangan. Hal itu yang membuat kami jadi tidak perlu mengirimkan dokumen tambahan ini.

Sekedar saran sebaiknya saat menyiapkan dokumen pengajuan VS kita mengontak kedubes setempat untuk menanyakan dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk kasus kita. Supaya kita tidak kaget dengan dokumen-dokumen tambahan yang tak terpikirkan oleh kita terkait dengan tujuan kita mengunjungi SA.

11. Membayar uang visa sekitar 60 euro (~8000 yen). Petugas counter hanya menerima yen atau mata uang lokal tempatan. Jadi nilai yen atau nilai mata uang tempatan ini akan berbeda-beda tiap harinya tergantung kurs hari itu. Untuk anak di bawah umur 6 tahun gratis.

Untuk informasi aslinya bisa dilihat di link berikut ini.  Ingat ya dokumen ini per orang. Jadi setiap kami harus memiliki/memenuhi semua dokumen di atas.

Berapa lama ya proses selesainya?

Proses penyelesaian VS akan berbeda-beda pada tiap-tiap negara yang kita ajukan. Teman saya yang mengajukan visa untuk tujuan yang sama dengan saya ke perwakilan Belgia di Tokyo hanya memerlukan waktu tiga hari penyelesaian setelah proses penyerahan dokumen, ada juga teman yang lain selesai dua minggu. Untuk Kedubes Jerman sendiri di websitenya mereka mengatakan setidaknya memerlukan dua minggu bahkan lebih, terutama bagi aplikan dari negara-negara tertentu dan Indonesia masuk dalam negara-negara tertentu tersebut. Tapi alhamdulillah untuk kasus kami, seminggu visa telah jadi. Untuk yang tinggal jauh dari Tokyo, saat mengajukan dokumen VS kamu bisa melampirkan sekalian Letterpack 510 yen. Nanti VS akan dikirimkan melelaui pos.

Mungkin demikian dulu penjelasan singkat tentang pengurusan VS ini. Jika ada yang saya ingat di tengah jalan, kalau saya mengetahui ada updetan terbaru atau yang perlu dikoreksi tentang VS dari tulisan ini saya akan berusaha untuk memerbaiki/menambahkan. Akhir kata, semoga tulisan ini bermanfaat.

Diselesaikan di Tokyo selepas sahur 19 Ramadhan 1439H

 

 

 

 

 

Iklan

One response »

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s